Welke eenvoudige interactieve tool gebruik jij?

Samenwerken! Dat is één van de kernpunten in mijn werk als procesbegeleider. Ik breng mensen en organisaties samen. Letterlijk, door ontmoetingen te faciliteren en mensen interactief met elkaar te laten nadenken over het bereiken van gemeenschappelijke doelen en belangen door samenwerking. Maar ineens was er in maart 2020 COVID-19. Fysieke ontmoetingen mochten niet meer. Een grote uitdaging, zeker omdat de deadlines niet verschoven. Een puzzel die mij aan het denken zette. Hoe ga ik mijn werk nu doen? Voor een praktisch inkijkje neem ik je mee naar een van mijn opdrachten, die van procesbegeleider/sportformateur.

De opdracht

Breng organisaties uit de sport en het maatschappelijk veld bij elkaar om gezamenlijk ambities, doelen en acties te formuleren, zodat meer mensen met plezier kunnen sporten en bewegen. Hoor je me denken? 20-30 organisaties die elkaar nog niet kennen moeten gaan samenwerken? Live bijeenkomsten kunnen niet meer. Hoe leren ze elkaars wensen, behoeften en ambities kennen zodat er een gezamenlijk Sportakkoord komt?

Interactie

Digitaal dan maar? Maar hoe? Interactie is voor mij, net zoals voor veel trainers, essentieel in het proces. Ik vind het belangrijk dat iedereen de ruimte krijgt om zijn/haar mening te geven en actief bijdraagt. Werken in subgroepen en gebruik maken van actieve werkvormen met flap-over en post-its, zodat de opbrengst meteen zichtbaar is. Hiermee stimuleer ik enthousiasme, eigenaarschap en betrokkenheid om met elkaar meer te bereiken dan alleen; immers 1+1=3.

Hoe dit te realiseren?

Ik ging op zoek naar een tool die voldeed aan mijn online voorwaarden:
* veel interactiemogelijkheden en break-out mogelijkheid
* eenvoudig voor deelnemers en mijzelf
* liefst 1 tool in 1 sessie, niet ingewikkelder maken dan het al is

Programma’s als Zoom en MS Teams boden niet de cruciale hulpmiddelen die ik zocht. Ik ontdekte toen vitero als trainings- en samenwerkingstool. Vitero staat voor ‘virtual team room’. Ik dook in het pakket en werd steeds enthousiaster. Vitero geeft de deelnemers het gevoel dat je letterlijk met iedereen rond de tafel zit. Ik was verrast over de interactiemogelijkheden. Op de “tafel” kun je presenteren, video’s afspelen, scherm delen en met elkaar samenwerken/brainstormen met behulp van post-its en stickers. Met polls kun je stemmen. Discussiëren kan via audio/camera, maar ook via de forum/chatfunctie. In de break-out ruimte kun je alvast opdracht ‘op tafel’ klaarzetten.  En de digitale opbrengst kun je meteen gebruiken als verslag. Daarnaast kan je voordat je sessie begint je materialen en middelen klaar leggen in de virtuele ruimte, net zoals je dat doet in een fysieke ruimte.

Hoe is de gebruiksvriendelijkheid?

Het programma werkt net even anders dan de meeste andere tools, maar what you see is what you get. Omdat het programma veel mogelijkheden heeft moest ik me er goed in verdiepen. Alles goed testen zodat ik alle knoppen snel kon vinden en vol vertrouwen en professionaliteit mijn eerste sessie kon faciliteren. Dat was best spannend.

Hoe zouden mijn opdrachtgever en deelnemers reageren?

Gelukkig positieve reacties; “mooie omgeving”, “fijn om mee te werken”, “meteen resultaat”. “De volgende sessie weer in dit programma”. Wat fijn als een programma ondersteunend werkt aan de opgave waarvoor je staat, allemaal geïntegreerd in 1 programma. En zo kunnen we ook in deze lastige tijd doorgaan met samenwerken en trainen. Online faciliteren in, vitero daar wordt ik blij van!

Een mooi blog van onze freelance trainer Evelyn van der Haar.